konsep dasar manajemen

•      Konsep dasar manajemen

ü  Devinisi dan Kebutuhan akan Manajemen

ü  Manajemen sebagai Ilmu dan Seni

ü  Manajer dan Manajemen

Ø  Manajemen berasal dari kata "to manage" yang berarti mengatur, mengurus atau mengelola. 

          Dari sekian banyak definisi, ada satu yang kiranya dapat dijadikan pegangan dalam     memahami manajemen, yaitu :

Ø       Manajemen adalah suatu proses yang terdiri dari rangkaian kegiatan, seperti perencanaan,  pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian/pengawasan, yang dilakukan untuk  menentukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumberdaya  manusia dan sumber daya lainnya.

Definisi manajemen menurut ahli,

•       1.  Harold Koontz  dan Cyril O’ Donnel  :

•           Manajemen adalah usaha untuk mencapai suatu tujuan
  tertentu melalui kegiatan orang lain.

2. Marry Parker Follet

•            Manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan  suatu pekerjaan  melalui orang lain

3. James A F Stoner.

•            manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan menggunakan semua sumberdaya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Ø Kebutuhan AKAN manajemen

Semua organisasi yang bergerak dalam bidang apapun  akan membutuhkan  manajemen  seperti  :
1. organisasi pemerintahan baik pusat sampai ke daerah
2. organisasi  politik
3. organisasi  keagamaan
4. organisasi  swasta / perusahan
5  organisasi  kemasyarakatan
6  dll

Ø Manajemen sebagai ilmu dan seni

Manajemen dapat diartikan sebagai ilmu dan seni tentang  upaya untuk memanfaatkan semua sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Manajemen dipandang dari berbagai perspektif yang ada, mempunyai dasar yang kuat yang  tidak  terlepas dari perpaduan antara ilmu dan  seni.

Ø Manajemen sebagai ilmu

Suatu bidang Ilmu Pengetahuan (science) yang berusaha secara sistematis untuk memahami mengapa dan bagaimana manusia bekerja bersama untuk mencapai tujuan dan membuat sistem kerjasama ini bermanfaat bagi kemanusiaan.

Ø Manajemen sebagai seni

Yaitu, untuk mencapai hasil yang maksimal dengan usaha yang minimal, demikian pula mencapai kesejahteraan dan kebahagiaan maksimal bagi pimpinan maupun pekerja serta memberikan pelayanan yang sebaik mungkin kepada masyarakat.

Manajer  dan manajemen

Ø Manajer

Manajer adalah orang dengan skillnya mampu untuk mengarahkan manusia/barang baku
untuk mencapai tujuan.

Manajer juga harus bisa membuat konsep demi menciptakan keputusan dalam mengelola
" unsur manajemen"

Ø Manajemen

Manajemen adalah individu atau sekelompok individu yang menerima tanggung jawab untuk menjalankan organisasi.

Mereka merencanakan, mengatur, mengarahkan dan mengawasi semua kegiatan penting dari organisasi. Manajemen tidak melakukan pekerjaan sendiri. Mereka memotivasi orang lain untuk melakukan pekerjaan dan koordinasi (yaitu mempertemukan) semua pekerjaan untuk mencapai tujuan organisasi.

Ø Perbedaan manajer dan manajemen

Manager adalah seseorang yang mempunyai kemampuan untuk mengatur atau mengelola suatu hal sehigga dapat dijalankan dengan teratur dan sesuai dengan rencana.

Sedangkan manajemen adalah sebuah kegiatan yang dilakukan untuk mengatur sesuatu agar menjadi hasil yang baik yang kita inginkan dalam mengerjakan hal tersebut.

Ø Hubungan manajer dan manajemen

Manajer dalam hubungan dengan menajemen menjelaskan tentang substansi tugas yang ada padanya.

Manajer adalah kepala atau pemimpin suatu departemen atau unit kerja dalam suatu organisasi.

Manajemen adalah tugas seorang manajer yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas kepemimpinan pada aras manajerial.

KLOMPOK 2

Fungsi manajemen
Terdapat beberapa fungsi-fungsi menejemen yang dikemukakan para pakar, Fungsi fungsi manajemen menurut beberapa parapakar adalah serangkaian kegiatan yang dijalankan mengikuti suatu tahapan-tahapan tertentu dalam pelaksanaannya. Pendapat lain bahwa fungsi Manajemen ialah berbagai jenis tugas atau kegiatan manajemen yang mempunyai peranan khas dan bersifat saling menunjang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
fungsi-fungsi manajemen

Ø  Peramalan/Perkiraan (Forecasting)
Forecasting adalah meramalkan, memproyeksikan, atau mengadakan perkiraaan/ taksiran terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rancana yang lebih pasti dapat dilakukan.

Ø  Perencanaan (Planning)
Kegiatan seorang manejer adalah menyusun rencana. Menyusun rencana, berarti memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Agar dapat membuat rencana secara teratur dan logis, sebelumnya harus ada keputusan terlebih dahulu sebagai petunjuk langkah-langkah selanjutnya

Ø  Organisasi (Organizing)
Pengorganisasian atau Organizing berarti menciptakan suatu struktur dengan bagian-bagian yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga hubungan antar bagian-bagian satu sama lain dipengaruhi oleh hubungan mereka dengan keseluruhan struktur tersebut.
Pengorganisasian bertujuan membagi satu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil

Ø  Aktual (Actuating) Menggerakkan
actuating artinya adalah menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendiri atau penuh kesadaran secara brsama-sama untuk mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal in yang dibutuhkan adalah kepemimpinan (leadership)

Ø  Pimpinan (Leading)
Pekerjaan leading meliputi empat kegiatan yaitu: 1) Mengambil keputusan. 2) Mengadakan komunikasi agar terjadi saling pengertian antara manajer dan bawahan. 3) Memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak.

Ø  Pengarahan (Directing/Commanding)
Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula. Bila ditinjau dari proses, maka proses itu adalah proses pelaksanaan program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasinya.

Ø  Kendali (Controlling)
Kendali, sering juga disebut Pengawasan, Controlling atau, sering juga disebut pengendalian adalah satu diantara beberapa fungsi manajemen berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan tujuan yang telah digariskan semula. Motivasi

Ø  (Motivating)
Motivating merupakan satu dari beberapa fungsi manajemen berupa pemberian inspirasi, inovasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan melakukan kegiatan secara suka rela sesuai apa yang diinginkan oleh atasan.

Ø  Inovasi (Inovation)
Inovasi adalah Proses atau hasil pengembangan atau pemanfaatan/mobi-lesasi pengetahuan, keterampilan (termasuk keterampilan teknologis) dan pengalaman untuk menciptakan atau memperbaiki produk (barang dan/atau jasa), proses, dan/atau sistem yang baru, yang memberikan nilai yang berarti atau secara signifikan (terutama ekonomi dan sosial).

Ø  Koordinasi (Coordinating)
Koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok dengan masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri.

Ø  Laporan (Reporting)
Adalah suatu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pimpinan yang lebih tinggi, baik secara lisan maupun tertulis. Tentu yang terbaik adalah tertulis

Ø  Staf (Staffing)
Staf merupakan suatu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi.

Fungsi tujuan

Keberhasilan suatu kegiatan / pekerjaan tergantung dari manajemenya pekerjaan itu akan berhasil apabila manajemenya baik dan teratur dimana manajemenya itu sendiri merupakan suatu perangkat dengan melakukan proses tertentu dalam fungsi yang terkait. Maksudnya adalah serangkaian tahap kegiatan mulai awal melakukan pekejaan sampai pada akhir tercapainya tujuan kegiatan.

EVOLUSI TEORI MANAJEMEN TERBAGI :
1   . Aliran Manajemen Ilmia

2   . Aliran Manajemen Teori Klasik

3   . Aliran Hubungan Manusiawi

4  . Aliran Hubungan Ilimu Manajemen

5. Aliran Pendekatan Sistem

6. Aliran Pendekatan  Keterlibatan Dinamik

PENGERTIAN EVOLUSI TEORI MANAJEMEN :
yaitu : Pemikiran awal mengenai manajemen untuk menjelaskan hubungan antara dua fakta  atau lebih yang dapat diamati serta menyediakan dasar yang mantap untuk teori.

Ø  ALIRAN MANAJEMEN ILMIAH
Menurut Frederick W. Taylor :
Definisi Manajemen Ilmiah adalah Penerapan metode ilmiah pada studi , analisis dan pemecahan masalah organisasi  atau seperangkat mekanisme untuk menigkatan efesiansi kerja.

Ø  ALIRAN MANAJEMEN TEORI RGANISASI KLASIK
Dalam teori ini organisasi digambarkan sebuah lembaga tersentralisasi (terpusat) dan tugas-tugasnya terspesialisasi serta menberikan petunjuk mekanistik structural yang kaku tidak mengandung kreatifitas.

Ø  ALISAN HUBUNGAN MANUSUAWI
Menurut Rachmadi Hubungan Manusiawi adalah salah satu unsur penting bagi keberhasilan komunikasi , baik dalam komunikasi kelompok maupun komunikasi  antarpersonal dan dalam hubungan dalam masyarakat (public relations)

Ø  ALIRAN HUBUNGAN ILMU MANAJEMEN
* ORGANISASI : Adalah orang bekerja sama untuk menjapai tujuan yang telah mereka sepakati bersama . Jika tujuan mereka adalah untuk mencari keuntungan maka organisasi mereka disebut perusahaan .
* TATA KERJA atau METODE : Adalah satu cara bagaimana (HOW) agar sumber-sumber dan waktu yang tersedia.

KLOMPOK 3

PENGERTIAN EVOLUSI TEORI MANAJEMEN 

Ø  Pemikiran Awal Mengenai Manajemen untuk menjelaskan hubungan antara dua fakta atau lebih yang dapat diamati serta menyediakan dasar yang mantap untuk Teori. sekelompok asumsi yang erat berkaitan dan logis, dikemukakan  memperkirakan peristiwa pada masa depan.

1.  Aliran manajemen ilmiah

Ø  Definisi Manajemen Ilmiah:

Ø  “Penerapan metode ilmiah pada studi, analisa dan pemecahan masalah organisasi” atau “Seperangkat mekanisme untuk meningkatkan efesiensi  kerja”.

contoh :

Ø  Seleksi ilmiah para pekerja, sehingga setiap pekerja akan diberi  tanggung  jawab melakukan tugas yang paling cocok  dengannya.

Ø  Pendidikan dan pengembangan ilmiah para pekerja.

Ø  Kerjasama bersahabat dan secara pribadi antara manajemen  dan tenaga kerja.

2. Aliran manajemen teori organisasi klasik

Ø  Teori ini biasa disebut dengan “teori tradisional” atau disebut juga “teori mesin”. Berkembang mulai 1800-an (abad 19).  Dalam teori ini organisasi digambarkan sebuah lembaga yang tersentralisasi dan tugas-tugasnnya terspesialisasi serta memberikan petunjuk mekanistik structural yang kaku tidak mengandung kreatifitas.

3. ALIRAN HUBUNGAN MANUSIAWI

              Rachmadi

Ø  mengatakan bahwa hubungan manusiawi merupakan salah satu unsur penting bagi keberhasilan komunikasi, baik dalam komunikasi antarpersonal maupun komunikasi kelompok dan dalam hubungan masyarakat (public relations).

4. ALIRAN HUBUNGAN ILMU MANAJEMEN

Ø  Organisasi adalah tempat orang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah mereka sepakati bersama. Jika tujuan mereka adalah untuk mencari keuntungan maka organisasi mereka disebut perusahaan

Ø  Tata kerja atau metode adalah satu cara bagaimana (how) agar sumber – sumber dan waktu yang tersedia dan amat diperlukan dapat dimanfaatkan dengan tepat sehingga proses kegiatan manajemen dapat dilaksanakan dengan tepat.

5. ALIRAN PENDEKATAN SISTEM

Ø  Hubungan manusia pada umumnya dilakukan untuk menghilangkan hambatan-hambatan komunikasi, meniadakan salah pengertian dan mengembangkan tabiat manusia. Untuk melakukan  hubungan manusia biasanya digunakan beberapa teknik pendekatan yaitu pendekatan emosional (emosional approach) dan pendekatan social budaya (sosio-cultur approach).

Ø  Teknik penekatan yang biasanya digunakan dalam pendekatan semacam ini biasanya bersifat icing (baca: aising), yaitu seni menata pesan dengan emotional appeal sedemikian rupa, sehingga komunikan menjadi tertarik perhatiannya

Contoh:

Ø  Bisa dianalogikan dengan kue yang baru dikeluarkan dari panggangan yang ditata dengan lapisan gula warna-warni sehingga kue yang tadinya tidak menarik menjadi indah dan memikat

Ø  Salah satu tujuan komunikasi adalah tersampaikannya pesan dari komunikator kepada komunikan, maka dianjurkan bagi komunikator terlebih dahulu  memahami perilaku social serta  budaya masyarakat setempat yang akan menjadi komunikan.

Contoh:                            

•       hal ini bertujuan agar komunikan, lebih memahami serta tidak merasa tersinggung  oleh pesan yang disampaikan oleh komunikator,  selain hal tersebut masyarakat yang menjadi komunikan tidak dapat terlepas dari budaya

6. ALIRAN PENDEKATAN KETERLIBATAN DINAMIK

manajer mengambil sikap positif dan menganggap semua baik-baik saja.ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi.

Ø  Gaya teratur, mengikuti gaya management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.

Ø   Gaya menerima, manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya/orang lain dalam organisasi.

Ø  Gaya sistematik, manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan. Contoh  : pendekatan sistem.

Ø  Gaya intuitif, manajer tidak menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

2.2.2.      KEBIJAKSANAAN

Kebijaksanaan adalah suatu pernyataan atau pengertian umum yang yang dijadikan dasar untuk membuat dan menentukan keputusan. Keputusan-keputusan tersebut harus dapat menjamin dan membantu sesuai dengan arah serta tujuannya.

2.2.3.      PROSEDUR

Prosedur adalah rencana yang menunjukkan pemilihan cara bertindak dan berhubungan kegiatan-kegiatan diwaktu yang akan datang,

2.2.4.      PERATURAN ATAU KETETAPAN

Peraturan adalah aturan-aturan yang ditetapkan dan harus di taati.

2.2.5.      PROGRAM

Program adalah suatu rencana yang telah menggambarkan rencana secara nyata (kongkrit). Dapat disebutkan nyata karena dalam program sudah tercantum adanya sasaran , kebijaksanaan, prosedur maupun anggarannya.

2.2.6.      ANGGARAN

Anggaran adalah suatu rencana yang menggambarkan tentang penerimaan dan pengeluaran yang akan dilakukan oleh berbagai bidang yang ada dalam organisasi atau perusahaan. Dalam anggaran hendaknya dicantumkan mengenai besarnya biaya dan hasil yang diperoleh, sehingga anggaran tersebut rasional.

2.2.7.      STRATEGI

Strategi adalah ssuatu siasat untuk menentukan tindakan-tindakan diwktu yang akan datang daalam rangka mencapai tujuan.

Ada beberapa faktor yang sngat penting untuk menentukan suatu strategi antara lain:

1.      Pengaruh lingkungan ekstern maupun intern terhadap perusahaan.

2.      Faktor-faktor ekonomis, sosial, psikologis dan geografis.

3.      Faktor-faktor sosio-kultural dan hukum.

2.2.8.      METODE     

Metode adalah hasil penentuan cara pelaksaanaan tugas dengan pertimbangan yang memadai menyangkut tujuan, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan jumlah penggunaan waktu, uang serta usaha.

 2.3. Ramalan & Teknik Perencanaan

Untuk membuat suatu perencanaan yang baik, sebuah perusahaan perlu sekali melakukan beberapa ramalan mengenai:

a.       Peramalan ekonomi

b.      Pengawasan pemerintah dan tindakan pajak

c.       Permintaan hasil-hasil industry

d.      Tingkah laku para konsumen

e.       Pertimbangan –pertimbangan secara etis dan sosial

f.       Penjualan produk-produk setiap perusahaan industry

Ramalan adalah asumsi-asumsi yang  menjadikan dasar kejadian-kejadian dimasa datang yang yang dapat mempengaruhi perencanaan.

2.4. Maksud Perencanaan

            Didalam setiap perencanaan terkandung beberapa maksud antara lain :

a.       Sebagai dasar dalam pengendalian

b.      Sebagai alat ukur keberhasilan dalam pekerjaan

c.       Sebagai dasar dari salah satu fungsi manajer yang meliputi pemilihan alternative-alternatif tujuan, kebijaksanaan dan prosedur

d.      Sebagai gambaran yang sangat jelas dan lengkap tentang bidang pekerjaan

e.       Sebagai pedoman bagi kegiatan-kegiatan pekerjaan agar dapat dilaksanakan secara teratur dan bertujuan

f.       Sebagai salah satu usaha untuk memperkecil resiko yang akan di hadapi di waktu yang akan datang

g.      Sebagai standar untuk pekerjaan agar sesuatunya terjadi sesuai dengan keinginan.

h.      Sebagai salah satu alternative untuk melakukan sesuatu tindakan.

i.        Sebagai dasar untuk bertindak ekonomis.

j.        Merupakan suatu proses pemikiran untuk menentukan tindakan – tindakan berdasarkan keputusan – keputusan mengenai tujuan, fakta dan ramalan.

2.5. Syarat-syarat Perencanaan & Rencana

2.5.1. Syarat-syarat Perencanaan

Perencanaan yang baik harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

1.      Harus merumuskan dahulu masalah-masalah yang akan di rencanakan

2.      Harus didasarkan pada informasi, data dan fakta.

3.      Harus dapat menentukan alternative-alternatif dan ramalannya

4.      Harus dapat memutuskan suatu keputusan yang menjadi rencana.

2.5.2. Syarat-syarat Rencana

Suatu rencana yang baik minimal harus dibuat dengan memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

1.      Mempunyain tujuan yang jelas, obyektif dan rasional

2.      Penafsirannya hanya satu dan mudah dipahami

3.      Dapat dikeerjakan secara berkelompok

4.      Harus meliputi tindakan-tindakan yang akan dilakukan

2.6. Jangka Waktu Dalam Rencana atau Perencanaan

Secara garis besarnya jangka waktu rencana dapat dibedakan menjadi:

1.      Rencana Jangka Panjang (lebih dari 5 tahun)

2.      Rencana Jangka Menengah (antara 2-5 tahun)

3.      Rencana Jangka Pendek (antara 1-2 tahun)

Berikut  TIPE PERENCANAAN YANG DIGUNAKAN PARA MANAJER
Meliputi :
1. Perencanaan Jangka pendek (Short Range Plans)
2. Perencanaan Jangka panjang (Long Range Plans)
3. Perencanaan Strategi
4. Perencanaan Operasional
5. Perencanaan Tetap
6. Perencanaan Sekali Pakai